L’objectif d’un séminaire est globalement d’ajouter des connaissances et de la réflexion au sujet discuté, sans se concentrer sur la présentation de résultats spécifiques. À la fin, on ouvre un espace de discussion, axé sur les questions et les commentaires concernant le sujet abordé.

Comme dans tout type d’événement, un séminaire de qualité implique l’exécution de certaines étapes afin que la présentation se déroule sans accroc, en suscitant l’intérêt du public et en atteignant les objectifs proposés. Sachant cela, nous avons séparé ci-dessous les meilleurs conseils pour vous permettre de faire un séminaire incroyable ! Allons-y ?

Choisir un thème central

La première et la plus importante étape de l’organisation d’un séminaire de qualité consiste à choisir un thème central. Cette tâche incombe à l’institution qui a proposé le séminaire, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un collège, d’une école technique, etc.

En revanche, si l’événement est organisé par un producteur engagé par l’institution, sa mission est de fournir des idées sur la manière d’exposer ce thème, de connaître le sujet pour suggérer des formats d’invitation, de lieu, de promotion et même d’indiquer des cadeaux aux participants.

Avoir une liste d’intervenants bien préparée

Les invités sont les orateurs, ceux qui connaissent notoirement l’ordre du jour du séminaire et qui susciteront l’intérêt du public. Ces noms doivent être très bien choisis, car ils sont les principaux responsables de la qualité de ce qui sera discuté. Les bons invités sont un aimant pour le public.

Veillez donc à ce que la liste des noms qui figureront dans votre séminaire soit d’une importance capitale pour le sujet, qu’elle corresponde à ce que le public veut voir et qu’elle puisse apporter une contribution efficace au sujet traité.

Calculer les dépenses

Après avoir réfléchi au thème proposé, il est temps de contacter les intervenants, des personnes qui ont une connaissance approfondie du sujet. Plus l’intervenant est important, plus les coûts d’embauche seront élevés. Il se peut qu’il ne demande pas d’honoraires, mais même dans ce cas, il y aura des dépenses telles que le transport, la nourriture, le lieu et le logement. Certains lieux sont propices au séminaire, vous pourriez par exemple organiser votre séminaire à Annecy, une ville qui dispose d’un centre des congrès et d’un cadre agréable pour vos convives.

Si en tant qu’organisateur vous ne pouvez pas offrir un bon montant pour cela, il est possible de suggérer de faire payer l’inscription. Une autre solution consiste à attirer des sponsors.

Engager de bons fournisseurs

Pour un séminaire, outre le matériel de sonorisation et de vidéo, d’autres éléments sont nécessaires. La nourriture pour la pause-café, mais aussi les goodies et autres décorations sont quelques exemples de ce qui peut être présent lors de l’événement.

Pour toute commande ou location de matériel, prenez contact à l’avance avec les fournisseurs, convenez des prix, des livraisons et établissez plusieurs devis

Faire attention à la durée de l’intervention

En fonction de l’ampleur du thème et du nombre d’intervenants, votre séminaire peut durer quelques heures, voire plusieurs jours. Il est donc nécessaire de trouver un point d’équilibre, afin que votre événement ne soit ni trop court et empêche l’exploration du thème choisi, ni trop long et ennuyeux. Sur cette base, déterminez un temps de parole égal pour chaque présentateur et la durée de l’échange d’idées entre les personnes présentes. Idéalement, l’intervention doit être très interactive, amusante et permettre à chacun de participer. De cette façon, c’est aussi plus intéressant pour les personnes présentes.

Investir dans la publicité du séminaire

Une manifestation sans publicité n’attirera certainement pas beaucoup de monde, n’est-ce pas ?

Accordez donc un soin particulier à cette phase de votre programme : créez un mailing qui l’ensemble de votre cible. Si vous souhaitez que l’évènement soit connu à grande échelles, investissez dans des affiches dans des endroits stratégiques et divulguez dans les journaux et les magazines le thème de votre séminaire.

En outre, n’oubliez pas de diffuser votre présence sur les réseaux sociaux. Après tout, une grande partie de votre public se trouve sur l’un d’eux ! En utilisant Facebook, par exemple, vous pouvez fournir sur la page de l’événement le lien de redirection vers les inscriptions.

Rendre l’inscription rapide et facile

Pour organiser un séminaire, vous devez également fournir un moyen aux parties intéressées de s’inscrire à votre événement. Vous pouvez utiliser une plateforme en ligne qui permet de confirmer les inscriptions de manière rapide ou créer un espace physique pour effectuer ces inscriptions, à condition que ce soit dans des lieux fréquentés par le public.

Par ailleurs, le jour de l’événement, vous devez avoir une équipe prête à vous aider. Votre personnel doit être attentif au contrôle de l’entrée du public et cette dernière doit être fluide. L’action ici variera également en fonction du séminaire, si l’organisateur choisit de vendre des tickets, de distribuer des mots de passe, d’avoir une liste avec le nom des participants ou d’autres options.